Petites et moyennes copropriétés: comment choisir entre l'autogestion et le gestionnaire externe?

Dans la très grande majorité des copropriétés, les administrateurs sont bénévoles.

C’est ainsi le cas dans la quasi-totalité des petites et des moyennes copropriétés, c’est-à-dire celles qui comptent moins de 25 portes et de 25 à 49 portes. La réalité des administrateurs des plus petites copropriétés est différente des plus grandes : esprit familial, bassin moins large de personnes potentiellement intéressées à s’impliquer, sentiment de pouvoir attendre avant d’agir ou de prendre des décisions.
Pourtant, les obligations, les tâches et les enjeux sont les mêmes. Ces responsabilités sont complexes et peuvent être lourdes à porter pour les copropriétaires et leur syndicat. Saviez-vous qu’à l’instar des grandes copropriétés, les petites et moyennes peuvent aussi solliciter les services d’un gestionnaire externe spécialisé dont l’offre et les tarifs sont adaptés à leur réalité? Quelle option convient le mieux à votre syndicat?

LES MÊMES OBLIGATIONS POUR TOUS

Peu importe la taille de la copropriété, tous les syndicats sont tenus de respecter les dispositions du Code civil du Québec régissant la copropriété :

• Organiser et tenir les rencontres du syndicat de copropriétaires et les assemblées générales des copropriétaires, incluant la préparation des ordres du jour et la rédaction des procès-verbaux;
• Planifier et assurer la réalisation des travaux d’entretien et des réparations;
• Gérer les aménagements et déménagements;
• Gérer les cotisations, le budget annuel, les finances et le compte bancaire, les placements, etc.

À ces responsabilités administratives courantes s’ajoutent les nouvelles obligations découlant des réformes récemment entrées en vigueur à la suite de l’adoption du projet de loi 141 (assurances en copropriété) et du projet de loi 16 (carnet d’entretien de l’immeuble, fonds de prévoyance, budget annuel, etc.).

DES ACCOMMODEMENTS ADMINISTRATIFS POUR LES PETITES ET MOYENNES COPROPRIÉTÉS…

Sur le plan administratif, le législateur a prévu des dispositions accommodantes destinées aux syndicats de copropriétaires de petites et moyennes copropriétés. L’article 354 du Code civil du Québec explique que « les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une réunion du conseil d’administration, d’une assemblée des membres ou d’une séance d’un autre organe. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations ou ce qui en tient lieu ». En d’autres termes, un syndicat d’une petite copropriété (ou d’une moyenne s’il est très motivé!) peut opter pour des résolutions écrites signées par l’ensemble des membres aptes à voter plutôt que de se réunir formellement.

À l’ère de la COVID-19, d’autres allègements de procédures sont passés dans les mœurs pour l’ensemble des copropriétés, comme les avis de convocation par courriel, les rencontres en mode virtuel, les messages d’intérêt général par courriel et dans les aires communes, etc.

… MAIS LA TÂCHE DEMEURE ARDUE

Malgré cela, pour des syndicats rassemblant parfois une poignée de copropriétaires, la tâche s’avère souvent lourde, ardue et complexe; des détails importants peuvent facilement échapper à des administrateurs bénévoles peu expérimentés ou disposant de peu de temps pour s’informer et s’organiser. Il arrive que l’esprit communautaire, voire familial, qui règne généralement dans les petites copropriétés et qui en fait le charme finisse par jouer des tours aux copropriétaires! « Que le syndicat représente 2, 12, 50 ou 250 copropriétaires, ça n’a pas d’importance : les mêmes règles s’appliquent à tout le monde ».

Avec les ajustements et modifications réglementaires, la liste s’allonge sans cesse et devient de plus en plus complexe à gérer : assemblée générale, budget annuel, unité de référence, fonds de prévoyance, assurances responsabilité, entretien des installations, mise à niveau des parties communes, gestion des rénovations des parties privatives, et j’en passe. Les deux plus grandes différences entre les copropriétés de moins de 50 portes et de 50 portes sont la charge de travail administratif et l’ampleur des parties communes, en termes de superficie, de diversité et de nombre. Par exemple, les réunions du conseil d’administration auront lieu tous les six mois, plutôt que chaque mois, et le reste se fera par courriel.

Quant à la gestion, une fois que l’horaire de travail est établi, ça roule plus rondement et il y a souvent moins d’imprévus », explique Nathaly Curé, présidente de Gestion DMNC inc. L’entreprise familiale qu’elle a bâtie avec sa sœur et sa cousine est implantée à Gatineau et a comme clientèle des copropriétés de toutes les tailles dans plusieurs régions du Québec, dont l’Outaouais et Montréal. David Ménassé, président-fondateur d’Équipe Propri-Gestion, renchérit : « S’il y a moins d’équipement dans les petites et moyennes copropriétés, il y a souvent moins de ressources, moins d’expertise parmi les copropriétaires qui sont aussi moins nombreux et donc il y a aussi moins de personnes qui souhaitent s’impliquer comme administrateurs ou gestionnaires bénévoles.

Pour toutes ces raisons, malgré leur taille, les petites et moyennes copropriétés ont souvent des besoins plus criants et plus grands », rapporte le gestionnaire de plus de 20 ans d’expérience, aussi membre de l’Ordre des administrateurs agréés, chargé de cours en gestion de copropriété à McGill puis à l’UQAM, conférencier et administrateur du RGCQ depuis 2008.

QUE PEUT FAIRE UN GESTIONNAIRE EXTERNE POUR LES PETITES ET MOYENNES COPROPRIÉTÉS?

La responsabilité fondamentale de l’administrateur en copropriété est de défendre les intérêts de ses pairs. Celle du gestionnaire est de se mettre au service du syndicat pour alléger la tâche des administrateurs dans tout ce qui a trait à la préservation et à l’entretien de l’immeuble, et parfois même à l’administration (comptabilité, administration, finances).

L’offre de services des entreprises spécialisées en gestion de copro priété est la même pour toutes les copropriétés, peu importe la taille. La prise en charge peut être partielle ou complète. « Un service particulièrement apprécié par les syndicats des plus petites copropriétés est la formation et l’accompagnement des administrateurs. Les besoins en éducation au chapitre des copropriétés au Québec sont grands et de plus en plus de syndicats de copropriétaires passent en mode action en faisant preuve d’ouverture. Il faut d’abord reconnaître notre besoin et le nommer, puis chercher comment s’adapter aux nouvelles réalités. C’est souvent comme ça que les administrateurs peuvent le mieux défendre les intérêts de l’ensemble des copropriétaires qu’ils représentent », explique Mme Curé de Gestion DMNC inc.

La philosophie de la gestionnaire de formation en est une de cœur : « Notre rôle est d’accompagner les administrateurs, que ce soit sur le court ou le long ter me, et la priorité est le lien de confiance. Je dis toujours que “les bottines doivent suivre les babines” et je m’assure que ce soit le cas pour moi et chacune des personnes employées au sein de mon entreprise. Comme ça, les clients ne sont pas déçus et savent que nous sommes là pour eux. C’est le nerf de la guerre. »

COMMENT BIEN CHOISIR VOTRE GESTIONNAIRE EXTERNE?

« On veut trouver quelqu’un qui nous conseille, qui nous guide, qui nous représente, qui nous accompagne et qui contribue à améliorer la qualité de vie dans la copropriété autant que la qualité du patrimoine bâti », résume M. Ménassé.

Mais comment faire pour trouver la personne ou l’équipe qui comprendra vos besoins, qui sera à votre écoute et avec qui vous pourrez travailler de manière transparente, collaborative et en toute confiance?

Voici quelques étapes importantes pour vous guider dans vos recherches.

La première chose à faire est d’établir les besoins des copropriétaires :

• Quel niveau de service est attendu de la part des copropriétaires? Par exemple, l’entretien professionnel des plates-bandes, le déneigement, des projets de verdissement ou de jardin communautaire, l’entretien d’une piscine ou d’un stationnement, etc.
• Quel est l’état de l’immeuble et quels travaux d’entretien, de rénovation ou d’amélioration sont prévus à court, moyen et long termes?
• Est-ce que tous les documents exigés et les obligations du syndicat sont à jour, dont le carnet d’entretien, le fonds de prévoyance et l’assurance responsabilité civile des copropriétaires?
• Quel est l’état des relations entre les copropriétaires? Sont-elles harmonieuses, voire amicales? Sont-elles seulement cordiales et limitées aux échanges nécessaires à la bonne gestion de la copropriété? Ou encore sont-elles au contraire tendues, voire conflictuelles?

À la lumière de ces attentes, qui constituent une partie de la destination de l’immeuble, le syndicat doit ensuite déterminer sa capacité ou sa volonté de prise en charge des responsabilités en matière de gestion et d’administration:

• Combien de temps les administrateurs ont-ils à accorder aux tâches? Sont ils suffisamment disponibles
• Quel est leur niveau de compétence et de confort dans l’exercice de ces tâches?
• Les administrateurs sont-ils motivés à agir comme gestionnaires
  et intéressés à occuper ces fonctions ou pas du tout?
• Quel budget peut être alloué à de l’aide externe?

Le spectre des services des gestionnaires externes de copropriétés inclut l’accompagnement, la formation et la prise en charge partielle ou complète. Analyser, comprendre et cerner les besoins des copropriétaires et des administrateurs est une étape souvent escamotée. Vous décidez d’aller de l’avant? Comme membre du RGCQ, vous avez accès à un bottin de fournisseurs offrant des services adaptés à votre réalité:

• Demandez, comme toujours, au moins trois soumissions;
• Établissez vos critères de recherche d’abord et avant tout en fonction de l’expertise recherchée et du niveau de délégation de tâches souhaité. Par exemple, de l’aide pour la gestion des finances, pour l’entretien de l’immeuble, pour l’organisation des rencontres et la communication avec les copropriétaires ou encore pour la mise en place de procédures internes;
• N’hésitez pas à demander quelles formations et expériences spécifiques détiennent les gestionnaires avec lesquels vous considérez travailler. Il existe aujourd’hui des formations reconnues pour les gestionnaires et assistants gestionnaires de copropriétés;
• Prenez des références de clients actifs et n’hésitez pas à communiquer avec d’autres syndicats pour échanger et approfondir vos connaissances et affiner vos besoins;
• Exigez une copie de son contrat d’assurance professionnelle;
• Procédez à des entrevues pour apprendre à connaître les gestionnaires qui vous intéressent, et vous assurer que le courant passe. Posez toutes vos questions et n’hésitez pas à faire un suivi après l’entretien si des questions émergent.

COMBIEN ÇA COÛTE?

De manière générale, il faut prévoir entre 30 $ et 40 $ par porte par mois, soit environ 500 $ par porte par année. Si le coût est plus élevé par porte que dans les grandes copropriétés, c’est que le volume n’est pas au rendez-vous. Cependant, les tarifs des gestionnaires spécialisés dans les copropriétés de 49 portes et moins sont compétitifs et des offres de services sur mesure peuvent souvent être proposées selon les besoins et les budgets.

Avant d’octroyer un contrat à un gestionnaire de copropriété, qu’il s’agisse d’un individu ou d’une firme de gestion, prenez le temps de bien assimiler l’information et d’en discuter avec l’ensemble des administrateurs de votre syndicat. Rappelez-vous que votre mission est d’assurer une gestion saine et harmonieuse de la copropriété. La lourdeur de la tâche, le temps requis, de même que les connaissances spécifiques et les compétences générales nécessaires pour assumer ces responsabilités peuvent rebuter les administrateurs. Dans tous les cas, le plus important pour un syndicat de copropriétaires est de sonner l’alarme avant d’être complètement dépassé par ses responsabilités. Quand tout va bien, l’essentiel est de documenter les procédures et de laisser des traces des méthodes et formules gagnantes pour favoriser le transfert de connaissances et la pérennité des bonnes pratiques.

Condoliaison 23-3 Automne 2022