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Définitions

A B C D É F G H I L M N O P Q R S T V

A

Abstention

Consiste à ne pas s'exprimer lors d'un vote. Tout vote qui ne permet pas d'établir une position claire sera comptabilisé comme une abstention. Au Québec, une abstention équivaut à un vote contre un projet.

Acclamation

Terme utilisé lors des élections. Si un seul candidat se présente pour un poste, le président d'assemblée peut alors annuler l'élection et le nommer par acclamation pourvu que la majorité des copropriétaires y soit favorable.

Acquéreur

Désigne la personne qui se procure ou souhaite se procurer une fraction au sein de la copropriété.

Acte constitutif

Il s'agit de la première partie de la déclaration de copropriété. L'acte constitutif soumet l'immeuble au régime de la copropriété divise et définit notamment la destination de l'immeuble, les parties privatives et les parties communes. Il détermine également la valeur relative de chaque fraction et les pouvoirs et devoirs respectifs du conseil d'administration et de l'assemblée des copropriétaires.

Administrateur

Il est le mandataire du syndicat et siège au conseil d'administration. Il doit respecter les obligations que lui imposent la loi et la déclaration de copropriété.

Ajournement

Consiste à mettre fin aux travaux d'une assemblée en cours. Les points à l'ordre du jour n'ayant pas été traités seront remis à une date ultérieure. L'ajournement peut survenir lorsque la tenue d'une assemblée générale annuelle est impossible, faute de quorum. Dans ce cas, un avis doit être donné à tous les copropriétaires concernant la date à laquelle elle est reportée. Cette nouvelle assemblée sera alors appelée assemblée de rattrapage.

Aliénation immobilière

Transmission à autrui d'un bien ou d'un droit immobilier. L'aliénation peut-être à titre gratuit (donation, legs) ou à titre onéreux (vente, cession). En droit de la copropriété, l'aliénation immobilière peut être exercée par un copropriétaire sur la fraction dont il est propriétaire. Il peut vendre son "condo" ou prévoir de le léguer à l'un de ses héritiers.

Le syndicat de copropriété peut également aliéner une partie privative dont il est le propriétaire (l'appartement du concierge par exemple). Bien qu'il n'en soit pas propriétaire, le syndicat peut également aliéner des parties communes (des terrains excédentaires par exemple). En fonction de la situation, différentes majorités sont requises.

Amendement

Modification d'une proposition qui a été faite soit en ajoutant quelque chose, soit en retirant une partie ou en remplaçant un segment. Par exemple, il est possible d'amender la déclaration de copropriété. Cette modification ne doit pas dénaturer la proposition ni lui être étrangère. Un amendement doit être approuvé.

Arrérages

Retard de paiement (par exemple, des frais de condo).

Assemblée des copropriétaires

Deuxième organe décisionnel du syndicat de copropriété, elle regroupe l'ensemble des copropriétaires. L'assemblée se réunit pour traiter de sujets important ayant trait à la vie de la copropriété. Plusieurs types d'assemblée peuvent être convoqués. Voir aussi : Assemblée générale annuelle (AGA);  Assemblée générale extraordinaire (AGE);  Assemblée générale de rattrapage (AGR).

Assemblée générale annuelle des copropriétaires (AGA)

Tous les copropriétaires sont convoqués au moins une fois par année à une assemblée générale annuelle. Les administrateurs y présentent les comptes de l'année écoulée et soumettent aux copropriétaires, pour consultation, le budget prévisionnel de l'année à venir. C'est en général lors de cette assemblée que les administrateurs sont élus.

Assemblée générale de rattrapage (AGR)

Il s'agit de l'assemblée qui résulte de l'ajournement d'une l'assemblée dont le quorum n'a pas été atteint.

Voir aussi : Ajournement.

Assemblée générale extraordinaire (AGE)

Toute assemblée convoquée en dehors de l'assemblée générale annuelle est dite "extraordinaire". Une telle assemblée peut être convoquée par exemple lorsqu'un appel de charges est requis pour des travaux de réparation urgents et imprévus ou encore si un nouvel administrateur doit être élu à la suite d'une démission. voir aussi : Cotisation spéciale.

Assurance titre

L'assurance titres est généralement souscrite à l'achat ou lors d'un refinancement. Elle a pour objectif de protéger l'acquéreur ou le propriétaire contre certains risques, que l'examen de titres ne peut pas forcément découvrir : vol d'identité, empiétement occasionné par des copropriétaires sur les parties communes, hypothèque légale de la construction publiée après la vente, etc. Le cout de l'assurance titres varie en fonction du prix d'achat (avant taxes, le cas échéant) de la propriété et des risques couverts. La police est valable aussi longtemps que vous êtes propriétaire et est habituellement transmissible à vos héritiers.

Avis de convocation

Document qui doit être obligatoirement transmis à tous les copropriétaires avant la tenue d'une assemblée. Il doit préciser la date, l'heure et le lieu de la tenue de l'assemblée des copropriétaires. Il doit également contenir une formule de procuration au cas où un copropriétaire envisage d'être absent, mais souhaite tout de même s'y faire représenter. L'avis doit également être accompagné d'un ordre du jour, des états financiers (bilan, état des résultats de l'exercice écoulé, état des dettes et créances, budget prévisionnel), de tout projet de modification à la déclaration de copropriété et d'une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés. (art. 1087 C.c.Q.).

Avis de cotisation

Document transmis par le syndicat au copropriétaire afin de l'aviser du montant de ses charges communes et de sa contribution au fonds de prévoyance suite à l'adoption du budget par le conseil d'administration. Les modalités de paiement sont déterminées par le conseil d'administration.

B

Bilan financier

Le bilan financier dresse l'inventaire de l'actif et du passif de la copropriété à une date donnée. Il présente la situation financière de la copropriété à une date qui correspond habituellement à la fin de l'exercice financier.

Budget prévisionnel

Ensemble des dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble de l’année budgétaire à venir (= 1 exercice comptable).

C

Carnet d’entretien

Système de gestion qui consigne le programme d'entretien et qui a pour objet la tenue à jour de l'inventaire des composantes de l'immeuble, ainsi que l'historique des actions entreprises pour chacun des éléments inscrits. Le carnet d'entretien fait partie intégrante des registres de la copropriété. C'est à partir de celui-ci que les administrateurs planifieront les travaux d'entretien à réaliser en vue d'assurer la conservation de l'immeuble.

Certificat d’immeuble (certificat d’état de l’immeuble)

Document qui identifie les composantes et les parties communes de l'immeuble, indique leur durée de vie estimée et évalue le cout des réparations majeures ou celui de leur remplacement. Ce rapport est produit par un ingénieur, un architecte ou un technologue qui auront reçu du conseil d'administration le mandat de procéder à une évaluation complète de l'immeuble. Le certificat d'immeuble permet au conseil d'administration de connaître la situation physique des composantes de l'immeuble. Il peut ainsi s'assurer que l'immeuble a été construit en conformité avec les codes de construction du bâtiment, la réglementation municipale et les règles de l'art et préparer son programme d'entretien qui sera consigné au carnet d'entretien.

Certificat de localisation

Document comportant un rapport et un plan, dans lequel l'arpenteur-géomètre exprime son opinion sur la situation et la condition actuelles ainsi que sur les dimensions d'un immeuble, de ses dépendances et du terrain sur lequel ils se trouvent par rapport aux titres, au cadastre et aux lois et règlements applicables. En copropriété, on distingue le certificat global qui porte sur l'ensemble des parties communes et privatives, de celui qui porte uniquement sur une partie privative.

Charges communes

Souvent appelées "frais de condo", il s'agit de la contribution de chaque copropriétaire aux charges résultant de la copropriété et de l'exploitation de l'immeuble. Ces charges sont réparties entre les copropriétaires en fonction de la valeur relative de leur fraction, telle qu'indiquée dans la déclaration de copropriété.

Clause pénale

La déclaration de copropriété peut valablement contenir une clause pénale, par laquelle le syndicat peut exiger d'un copropriétaire des amendes pour certaines contraventions à la déclaration de copropriété. Une clause pénale n'est valide que si l'acte constitutif donne au conseil d'administration le pouvoir de donner des pénalités ET que le règlement d'immeuble fixe le montant et les modalités de ces pénalités.

Conseil d’administration

Le syndicat de copropriété est dirigé par le conseil d'administration. Le conseil d'administration gère les affaires du syndicat et est le responsable de l'administration de l'immeuble. Le conseil d'administration constitue avec l'assemblée des copropriétaires, les deux organes du syndicat de copropriété. Les modalités entourant la composition du conseil d'administration sont prévues dans le règlement d'immeuble. voir aussi : Administrateur, Syndicat.

Convention d’indivision

Exclusif à la copropriété indivise, il s'agit d'un contrat facultatif, la convention d'indivision est toutefois vivement conseillée pour régir adéquatement les rapports entre les indivisaires et établir les droits d'usage exclusif attribués à chacun d'eux (appartements et aires de stationnement notamment). La convention peut également encadrer le fonctionnement et l'administration de la copropriété, ou encore prévoir un droit de préemption, c'est à dire, obliger un indivisaire qui veut vendre à offrir sa part en priorité à ses co-indivisaires. Renouvelable en tout temps, la convention d'indivision ne peut toutefois excéder trente (30) ans. Enfin, elle doit être publiée au Registre foncier du Québec pour être opposable à tout nouveau copropriétaire.  

Copropriétaire divis

En copropriété divise, le copropriétaire est celui qui détient un titre de propriété sur une fraction (qui représente une partie privative et un pourcentage sur les parties communes). Le copropriétaire est alors seul propriétaire de son appartement (et parfois de son stationnement ou de son casier), mais il partage, avec l'ensemble des copropriétaires, la propriété des parties communes (telle que la toiture, les couloirs, la piscine ou les ascenseurs s'il y en a, etc.). Enfin, il aura parfois la jouissance exclusive de certaines parties communes à usage restreint (un balcon par exemple).

Copropriétaire indivis

En copropriété indivise, chaque copropriétaire détient un droit de propriété indivis sur l'ensemble de l'immeuble. Lorsque la copropriété est dite organisée (i.e., régie par une convention d'indivision), le copropriétaire détient également un droit d'occupation sur son appartement.

Copropriété concomitante

Ce terme est utilisé dans le cadre d'une copropriété par phase et s'oppose à la notion de copropriété initiale. Les copropriétés concomitantes sont érigées sur les parties privatives de la copropriété initiale. Les copropriétés concomitantes peuvent être verticales (immeubles de "condos") ou horizontales (ensemble de maisons de ville). Ces deux configurations peuvent d'ailleurs cohabiter au sein d'un même projet de développement.

Copropriété divise

Une copropriété divise nait par la publication au registre foncier de la déclaration de copropriété. Pour mettre en place une copropriété divise, l’immeuble est divisé en parties privatives (les fameux "condos" ou appartements, auxquels s'ajoute parfois un stationnement ou un casier de rangement) et en parties communes. Voir aussi : Copropriétaire divis

Copropriété horizontale

Construction faite sur l'horizontal par opposition à une tour d'habitation. On peut ainsi penser à une construction de maisons de ville en rangées. On parle de copropriété horizontale à la fois dans le cadre d'une copropriété simple mais également dans le cadre d'une copropriété par phase. Généralement, la copropriété de terrain qui constitue la copropriété initiale est une copropriété horizontale. Voir aussi : Copropriété verticale; Copropriété initiale; Copropriété concomitante.

Copropriété indivise

Dans ce cas l'immeuble appartient à plusieurs personnes qui en possèdent chacune une fraction, mais personne n'est propriétaire d'une portion exclusive de l'immeuble.

Copropriété initiale

Il s'agit de la première déclaration de copropriété publiée dans le cadre de l'élaboration d'une copropriété par phase selon la méthode des déclarations concomitantes. Généralement de type horizontal, elle s'exerce sur l'ensemble du terrain.

Copropriété par phase (phasage)

On parle de copropriété par phase lorsque le promoteur choisit d'étaler la conception de son projet immobilier sur plusieurs années. Deux principales méthodes peuvent être utilisées pour réaliser ce phasage, voire cumulées: la méthode Landry d'une part, et la méthode dite des déclarations concomitantes, d'autre part.

  • La méthode Landry

Des contraintes reliées au financement de la construction et au zonage municipal peuvent mener le promoteur à choisir cette méthode afin d'intégrer plusieurs bâtiments dans un seul projet de copropriété divise. Il n'existe alors qu'une seule déclaration de copropriété qui est amendée au fur et à mesure des constructions subséquentes.

  • La méthode des déclarations concomitantes

Le promoteur peut choisir de publier une déclaration de copropriété sur l'ensemble de son terrain dans un premier temps. Celle-ci constitue la copropriété initiale. Par la suite, chaque nouvel immeuble (copropriété verticale) ou ensemble de maisons individuelles (copropriété horizontale) construit sur les parties privatives de ce terrain (alors divisé en lots) se verra attribuer une déclaration de copropriété. Il s'agit des copropriétés concomitantes. Dans une telle configuration, il existe donc deux niveaux de syndicats de copropriété : le syndicat de la copropriété initiale et ceux des copropriétés concomitantes.

Copropriété verticale

Construction faite à la verticale, tel une tour d'habitation. On parle de copropriété verticale à la fois dans le cadre d'une copropriété simple mais également dans le cadre d'une copropriété par phase. Généralement, la copropriété concomitante est une copropriété verticale. Voir aussi : Copropriété horizontale; Copropriété initiale; Copropriété concomitante

Cotisation spéciale

Si le budget de la copropriété s'avère insuffisant pour couvrir une dépense, le conseil d'administration (CA) peut lever une cotisation spéciale pour y remédier. Dans ce cas, il doit préalablement envoyer un avis de convocation à l'ensemble des copropriétaires et réunir une assemblée générale extraordinaire (AGE) durant laquelle le CA présente le budget spécial. Pour plus d'informations sur les recours des copropriétaires mécontents d'une telle cotisation, voir Copropriétaires et budget, une chronique de Condolegal.com

D

Déclaration de copropriété

Convention qui régit les rapports entre les copropriétaires et les administrateurs, en regard de l'immeuble. La publication de la déclaration de copropriété au Registre foncier du Québec signe la naissance du syndicat de copropriété. La déclaration de copropriété est divisée en trois (3) parties qui rassemblent l'ensemble des règles qui organisent la vie dans la copropriété : l'acte constitutif, le règlement de l'immeuble et l'état descriptif des fractions. Toutes les personnes qui occupent l'immeuble (copropriétaires, locataires ou occupants) sont tenues de la respecter.

Délai de convocation

Délai prévoyant le nombre minimum ou maximum de jours entre la convocation et la tenue de l'assemblée. Il peut varier en fonction du type d'assemblée et est inscrit dans la déclaration de copropriété.

Dérogation

Une dérogation constitue une exception dans l'application d'une règle d'origine contractuelle, légale, ou administrative.

Destination de l’immeuble

Elle définit la finalité de l'immeuble, ce à quoi il doit servir. La destination peut-être commerciale, résidentielle ou mixte par exemple. De même, des restrictions à la location des parties privatives (interdiction de louer pour moins d'un (1) an), à la présence d'animaux ou à l'exercice d'une activité professionnelle contribuent à établir la destination de l'immeuble. C'est dans l'acte constitutif de la déclaration de copropriété que cette destination est établie, mais d'autres éléments peuvent intervenir tels que le standing de l'immeuble, sa situation ou ses caractères. La destination de l'immeuble n'est cependant pas immuable, elle peut être modifiée par les copropriétaires, réunis en assemblée. Toutefois, le Code civil du Québec (art. 1098) prévoit qu'une telle décision requiert une double majorité particulière. Voir aussi : Majorités, Aliénation immobilière.

Double majorité

Il s’agit de la majorité qui doit être calculée à la fois en nombre des copropriétaires (plus de 50% en nombre) en faveur de la décision à prendre ET en tenant compte également que les votes exprimés par ces copropriétaires en faveur de la décision à prendre doivent représenter au moins 75% de toutes les voix attribuées à l’ensemble des copropriétaires.

Ex. dans un immeuble de 200 copropriétaires, une motion sera adoptée si au moins 101 copropriétaires (plus de 50% en nombre) votent « pour » ET que les votes en faveur de la motion totalisent au moins 75% des voix de tous les copropriétaire (7 500 sur 10 000) (la déclaration de copropriété contient un tableau attribuant à chaque unité un nombre de voix pour les votes, en fonction de la quote-part attachée à l’unité ainsi que le total des voix de toute la copropriété).

Attention, dans certaines circonstances, des exigences plus strictes s’appliquent. Ainsi, pour autoriser un changement à la destination de l’immeuble par exemple, il faut obtenir plus de 75% en nombre de copropriétaires en faveur du changement ET tenir compte également que les votes exprimés par ces copropriétaires en faveur du changement doivent représenter au moins 90% de toutes les voix attribuées à l’ensemble des copropriétaires. L’article 1098 du Code civil du Québec dresse la liste des situations qui requièrent une telle majorité.

ex : dans un immeuble de 200 copropriétaires, un changement à la destination pourra être adopté si au moins 151 copropriétaires votent « pour » ET que les votes en faveur du changement totalisent au moins 90% des voix de tous les copropriétaires.

Rappel : ce pourcentage est établi en fonction de la valeur relative de chaque fraction détenue par un copropriétaire.

Droit de vote

Chaque copropriétaire a un droit de vote. Le nombre de voix dont il dispose en assemblée est "proportionnel à la valeur relative de sa fraction" (art. 1090 C.c.Q.). En copropriété, le vote est toujours utilisé "en faveur" d'une motion. Une abstention ou un vote nul sont comptabilisés et produisent l'effet d'un vote "contre".

Ce droit peut toutefois être retiré à un copropriétaire dans certaines situations. Il peut s'agir, par exemple, d'une suspension temporaire en cas de non-paiement des charges communes depuis plus de trois (3) mois (art. 1094 C.c.Q.) ou d'une cession définitive du droit de vote à un créancier hypothécaire (cette cession doit impérativement être dénoncée au syndicat pour lui être opposable).

Enfin, s'il ne peut être présent lors d'une assemblée, un copropriétaire peut donner procuration à un tiers qui aura alors le mandat de le représenter et d'exercer le droit de vote.

Le droit de vote du promoteur est quant à lui réduit au fil des années (voir : promoteur).

Pour en savoir davantage voir, Le vote en assemblée, une fiche pratique de Condolegal.com.

Voir aussi : Majorités, Assemblée des copropriétaires.

É

États financiers

Ensemble des rapports financiers qui dressent le portrait de la situation comptable de copropriété. Les états financiers incluent le bilan financier, l'état des résultats de l'exercice écoulé, l'état des dettes et créances et le budget prévisionnel. Les états financiers font partie des registres de la copropriété, le syndicat a donc l'obligation de les tenir et de les mettre à la disposition des copropriétaires (art. 1070 C.c.Q.).

Étude de fonds de prévoyance

Elle établit le plan de financement, à court, moyen et long terme des couts de réparations majeures et de remplacement des parties communes. Cette étude prévoit de façon précise et réaliste le budget du fonds de prévoyance sur la base de l'état actuel et de la durée de vie prévisible des différentes composantes de l'immeuble, des couts de remplacements estimés pour les 20, 30 ou 50 prochaines années et des revenus de la copropriété (intérêts de placements, charges communes acquittées par les copropriétaires, etc.). En raison de son caractère prévisionnel, il est important de réviser périodiquement cette étude pour l'ajuster en fonction de nouvelles données connues.

F

Feuille de présence

Fiduciaire d’assurance

Personne dont le rôle consiste à gérer l'indemnité d'assurance versée à la suite d'un sinistre important. La plupart du temps, la déclaration de copropriété précisera qui peut être nommé fiduciaire. À défaut, c'est le conseil d'administration qui le nommera (art. 1075 C.c.Q). Il peut par exemple s'agir d'un avocat ou d'un notaire expérimenté en copropriété. Le fiduciaire veille à ce que l'indemnité soit réellement utilisée pour la réparation ou la reconstruction de l'immeuble, sauf si les copropriétaires décident de mettre fin à la copropriété. Pour plus d'informations, consultez l'article de Condolegal sur la fin de la copropriété.  

Fonds d’imprévus

Il permet de prévoir une marge de manœuvre dans la gestion des impondérables. Ainsi, cette réserve pourra être utilisée en cas de travaux urgents et imprévus, contrairement au fonds de prévoyance. Ce fonds découle d’un processus de gestion comptable qui consiste à isoler un certain montant d’argent qui peut être déposé dans un compte bancaire distinct. Sauf si la déclaration de copropriété le précise, le fonds d’imprévus n’est pas obligatoire en copropriété.

Fonds de prévoyance

Réserve d'argent strictement réservée aux réparations majeures et au remplacement des parties communes qui auront été préalablement planifiés. Les contributions au fonds de prévoyance doivent être déposées dans un compte distinct de celui des opérations courantes de la copropriété. Voir aussi : Étude de fonds de prévoyance

Fraction

La déclaration de copropriété divise l'immeuble en plusieurs fractions. Un copropriétaire ne possède pas seulement une unité d'habitation (appartement ou maison par exemple), il détient en fait une fraction, qui comprend :

L'acte constitutif de la déclaration de copropriété attribue à chaque fraction une valeur relative qui permet d'établir :

G

Gestionnaire de copropriété ou Gérant

Le gestionnaire est un mandataire désigné par le conseil d'administration pour assurer la conservation de l'immeuble. Il n'a pas vocation à se substituer au conseil d'administration, mais à lui permettre de prendre des décisions éclairées grâce à son expérience en gestion immobilière.

H

Huis clos

Rencontre qui a lieu sans public, en privé.

Huissier de justice

Un huissier de justice a pour mission de signifier les actes de procédures émanant de tout tribunal, d’exécuter les décisions de justice, d’effectuer des constatations matérielles, de recouvrer amiablement une créance, d’obtenir la remise volontaire d’un bien.

Hypothèque

Une hypothèque est une dette qui permet au créancier (en général une institution financière) d’avoir un droit sur un bien immobilier sans priver le propriétaire de son droit de possession.

Hypothèque légale de construction

L'hypothèque légale (art. 2724 C.c.Q.) permet à toute personne "ayant participé à la création ou à la rénovation d'un immeuble" de garantir le paiement de sa créance par la vente forcée ou la récupération de l'immeuble en question.

Hypothèque légale du syndicat

Une hypothèque légale peut être utilisée pour garantir le paiement d'une créance. Le syndicat de copropriété est autorisé à inscrire une hypothèque légale sur la fraction d'un copropriétaire en défaut de paiement des charges communes ou de sa contribution au fonds de prévoyance (art. 2724 C.c.Q.).

I

Immatriculation

Un syndicat doit être immatriculé auprès du Registraire des entreprises du Québec. S'il ne l'est pas, il ne peux pas agir  en justice et s'expose à des amendes pénales.

Injonction

Ordre donné par un tribunal de se résoudre à se conformer.

L

Levée de la séance

Lors d’une assemblée générale, n’importe quel participant peut demander à ce que la séance soit levée quand tous les points de l’ordre du jour ont été abordés, la décision doit être appuyée par un autre participant et soumise au président de l’assemblée. La proposition n’est pas sujette à débat, à amendement ou à un vote.

Location

Si le syndicat ne peut pas interdire la location, la déclaration de copropriété peut toutefois contenir des restrictions à la location.

M

Majorité renforcée

Majorité simple

Il s'agit de la majorité (50% + 1 voix) des voix des copropriétaires présents ou représentés à l'assemblée. C'est le type de majorité le plus fréquemment requis (art. 1096 C.c.Q.). Il s'applique ainsi à l'élection des administrateurs ou pour modifier le règlement d'immeuble.

ex : dans un immeuble de 200 copropriétaires, si 160 copropriétaires sont présents ou représentés lors de l'assemblée, la majorité simple est atteinte dès lors que 81 d'entre eux votent en faveur d'une motion (ce qui représente 40.5% des voix de l'ensemble des copropriétaires).

Rappel : ce pourcentage est établi en fonction de la valeur relation de chaque fraction détenue par un copropriétaire.

Majorités

Il existe deux (2) formes principales de majorités requises lors des votes aux assemblées des copropriétaires:

  • majorité simple
  • double majorité
Le Code civil du Québec prévoit les décisions qui nécessitent une majorité spécifique. Rappel important : tous les copropriétaires ne disposent pas nécessairement (c'est même très rare) du même nombre de voix. voir aussi : Droit de vote.

Mandataire

Personne représentant un copropriétaire en assemblée grâce à une procuration.

N

Note d’information

Document complétant le contrat préliminaire et fourni dans le cadre d'un l'achat dans une copropriété neuve. L'article 1788 du Code civil du Québec précise que ce document doit notamment contenir :

  • les noms des architectes, ingénieurs, constructeurs et promoteurs;
  • un plan de l'ensemble du projet immobilier et, s'il y a lieu, le plan général de développement du projet, ainsi que le sommaire d'un devis descriptif;
  • le budget prévisionnel;
  • les installations communes;
  • des renseignements sur la gérance de l'immeuble;
De plus, doivent être annexés à la note d'information, une copie ou un résumé de la déclaration de copropriété ou de la convention d'indivision et du règlement de l'immeuble, même si ces documents sont à l'état d'ébauche. Enfin, dans le cas d'une copropriété divise, la note d'information doit également contenir (art. 1789 C.c.Q.):
  • un état des baux consentis par le promoteur ou le constructeur sur les parties privatives ou communes de l'immeuble;
  • le nombre maximum de fractions destinées par eux à des fins locatives.

O

Occupants

Personne qui habite une partie privative. Il peut être un copropriétaire, des personnes de sa famille, un locataire ou tout autre personne qui habite le lieu.

Officier d’assemblée

Les officiers sont les personnes qui dirigent l’assemblée de copropriétaires : il s'agit du président, du vice-président et du secrétaire. Dans certains cas, les scrutateurs sont également considérés comme officiers d’assemblée. Attention, ne pas confondre président d'assemblée et président du conseil d'administration, il s'agit de deux fonctions différentes. Pour plus de détails sur les différences entre ces deux fonctions, consultez cette thématique dans la foire aux questions.

Ordre du jour

L'ordre du jour est remis aux copropriétaires avec l'avis de convocation à une assemblée des copropriétaires. Il est important que les copropriétaires consultent l'ordre du jour et adressent leurs questions sur ce dernier au conseil d'administration avant la rencontre. De plus, ils ont cinq (5) jours pour demander l'ajout d'un point à l'ordre du jour (art. 1088 C.c.Q.).

L'ordre du jour doit être suivi à la lettre. Lorsque tous les points à l'ordre du jour ont été traités, le président d'assemblée peut lever la séance. S'il est impossible de traiter l'ensemble des points à l'ordre du jour en une seule séance, le président peut ajourner l'assemblée à une date ultérieure.

P

Parties communes

Une partie commune est une partie de bâtiment ou de terrain (le toit, les escaliers et ascenseurs, les corridors, la structure du bâtiment, etc.) qui n'est pas privative. Elle appartient à tous les copropriétaires, de manière indivise. Chaque copropriétaire détient donc une quote-part sur les parties communes.

Parties communes à usage restreint

Une partie commune à usage restreint est une partie commune (les copropriétaires s'en partagent la propriété indivise) dont l'usage est réservé à un copropriétaire ou quelques-uns seulement (il peut s'agir des balcons, d'une terrasse ou encore des fenêtres situées dans chaque partie privative). L'acte constitutif de la déclaration de copropriété désigne les parties communes à usage restreint, mais c'est le règlement d'immeuble qui précise les conditions d'usage et d'entretien de celles-ci.

Parties privatives

Il s'agit des parties des bâtiments et des terrains qui sont la propriété d'un copropriétaire déterminé et dont il a l'usage exclusif (appartement, stationnement ou casier de rangement). L'acte constitutif de la déclaration de copropriété définit les parties privatives.

Phasage

Plan de garantie

L'objectif d'un plan de garantie est en principe de protéger les acheteurs contre certains défauts de construction et d'offrir un traitement accéléré des réclamations. Il peut ainsi prévoir le remboursement des acomptes versés, le parachèvement des travaux ou encore la réparation des vices et malfaçons pendant des périodes qui s'échelonnent de 1 à 5 ans. Le fonctionnement d'un plan de garantie, qu'il soit obligatoire ou non, est complexe. Pour mieux en cerner le fonctionnement et les effets, vous pouvez consulter la fiche pratique Plans de garantie proposée par le site Condolegal.com

Procès-verbal

Compte-rendu rédigé par la ou le secrétaire d'assemblée qui fait état des délibérations de l'assemblée et indique notamment, pour chaque résolution, le résultat du vote et le décompte des voix.

Le procès-verbal n'a pas à être complété avant la fin de la rencontre, mais il doit être remis aux copropriétaires dans un délai raisonnable. Rappelons ici que le délai de contestation d'une décision par un copropriétaire étant de 60 jours (art. 1103 C.c.Q.), il est important que le procès-verbal leur soit remis avant l'expiration de celui-ci.

Promoteur

Le promoteur est la personne ou l'entreprise qui élabore le projet immobilier, qui prend en charge la construction et la vente de toutes les parties privatives. C’est également lui qui élabore, avec un notaire la déclaration de copropriété. Après un certain nombre d'années, afin de désintéresser le promoteur du projet, la loi lui impose une réduction de ses droits de vote. Pour plus de détails sur les conditions de la réduction de droit de vote du promoteur voir Vote en assemblée, un article de Condolegal.com.  

Q

Quorum

En copropriété, le quorum se calcule en nombre de voix, et pas en nombre de personnes, sauf lors d'une assemblée de rattrapage. Le quorum doit être atteint pour qu'une assemblée puisse valablement délibérer et prendre des décisions. Voir : Voix.

Quote-part

La quote-part est le rapport entre la surface détenue par le copropriétaire et la surface totale de l’immeuble. Cela permet entre autres de déterminer le nombre de voix qu’il possède pour le quorum lors de l’assemblée générale.

R

Reddition de compte

Rapport sur l'administration de la copropriété qui est d'abord fourni par l'administrateur provisoire au conseil d'administration élu lorsque le promoteur perd le contrôle du syndicat (c'est à dire au moment où il n'a plus la majorité des voix à l'assemblée générale) et qui est ensuite présenté par le nouveau conseil d'administration lors de l'assemblée générale des copropriétaires.

Registraire des entreprises du Québec

Registre accessible gratuitement au public qui contient des informations concernant les entreprises et associations du Québec incluant les coordonnées des personnes responsables. Tout syndicat de copropriété doit y être immatriculé. Il obtient alors un NEQ (Numéro d'entreprise du Québec). Il est par ailleurs important de tenir les informations fournies au Registraire à jour. Voir : Immatriculation.

Registre des présences (feuille de présence)

Utilisé lors des assemblées, le registre contient le nom, la signature et le nombre de voix attribuées aux copropriétaires ou aux mandataires. Le président d’assemblée pourra alors constater le quorum et utiliser le registre comme justificatif des présences pour le procès verbal. Généralement, la déclaration de copropriété prévoit que le registre doit être certifié par le président d’assemblée pour être conforme. Le registre précise également si le copropriétaire est en droit de voter.

Registre foncier du Québec

Ce registre présente l'historique de toutes les transactions concernant les immeubles situés au Québec. Tout citoyen peut consulter en ligne le Registre foncier du Québec moyennant le paiement de frais (1$ par registre, plan ou acte consulté en ligne).

Registres de la copropriété

Il s'agit de l'ensemble des documents que le syndicat est obligé de tenir à la disposition des copropriétaires. Il comprend (art. 1070 C.c.Q.) :

Attention, le syndicat n'est pas tenu de rendre ces documents disponibles en tout temps. De même, il détermine si l'accès aux registres est gratuit ou payant.

Règlement d’immeuble

Deuxième partie de la déclaration de copropriété qui indique les règles de vie à suivre dans l’immeuble ainsi que celles concernant l’entretien des parties communes de la copropriété. On y trouve également l’ensemble de la réglementation concernant la gestion administrative et le fonctionnement de la copropriété.

Résolution écrite

Moyen d'adopter une résolution sans avoir à se réunir. Pour qu'une résolution écrite soit adoptée, elle doit être signée par tous les copropriétaires et atteindre la majorité requise en faveur de la motion. Les résolutions écrites ont la même valeur que les décisions adoptées par vote en assemblée des copropriétaires ou lors d'un conseil d'administration.

S

Scrutateur

Le président ou les membres de l’assemblée peuvent décider de nommer des scrutateurs dont le rôle est de ramasser les votes et de faire le décompte des voix.

Servitude

Charge imposée sur un immeuble (fonds servant) en faveur d'un autre immeuble (fonds dominant). Par exemple, il peut s'agir du droit, pour un ou plusieurs copropriétaires, de passer sur un terrain  qui ne leur appartient pas afin accéder à leur propriété.

Syndicat de copropriété

Le syndicat naît avec la publication de la déclaration de copropriété et représente la collectivité des copropriétaires. En tant que personne morale, il doit en outre être immatriculé auprès du Registraire des entreprises. Ses fonctions sont énoncées à l'article 1039 du Code civil du Québec, il s'agit de "la conservation de l'immeuble, l'entretien et l'administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l'immeuble ou à la copropriété ainsi que toutes les opérations d'intérêt commun". Pour réaliser sa mission, le syndicat s'appuie sur les deux organes qui le composent :

T

Taxes foncières

Le syndicat n’est pas responsable des taxes foncières dans une copropriété à moins qu’il soit lui-même propriétaire d’une partie privative.

Titre de propriété

Écrit qui constate un droit de propriété.

V

Valeur marchande

Prix le plus élevé qui peut -être obtenu sur un marché libre, lorsque les parties à une transaction sont bien informées, prudentes et indépendantes l'une de l'autre et qu'aucune d'elles n'est forcée de conclure la transaction.

Valeur relative (du lot/de la fraction)

Mesure qui indique la valeur de la partie privative par rapport à la valeur de l’ensemble de l’immeuble. Elle est exprimée dans la déclaration de copropriété au moyen d’un pourcentage ou d’une fraction. Cette valeur sert ensuite à mesurer les droits et obligations de chaque copropriétaire au sein de la copropriété : elle détermine la quote-part du droit de propriété indivis que les copropriétaires détiennent dans les parties communes, le nombre de voix qu’ils peuvent exprimer à l’assemblée des copropriétaires et la répartition des charges communes entre ceux-ci.

Vente sous contrôle de justice

Vente réalisée par une personne désignée par le tribunal. Le jugement du tribunal détermine également les conditions de cette vente.

Vice caché

Défaut grave affectant une propriété qui, s'il avait été connu de l'acheteur, l'aurait conduit à renoncer à l'achat ou à en faire baisser le prix. Le vendeur est responsable du vice caché même s'il en ignorait l'existence.

Vice de construction

Défaut dans la construction d'un édifice qui résulte de l'inobservation des règles de l'art lors de sa conception ou lors de l'exécution des travaux.

Voix

Lors d’un vote, le nombre de voix ne correspond pas nécessairement au nombre de copropriétaires (c'est même très rare). Le nombre de voix détenu par chaque copropriétaire est établi en fonction de sa quote-part. Ainsi, en assemblée, le quorum dépend du nombre de voix et non du nombre de copropriétaires présents ou représentés.